Kennis: Hoe zat het ook al weer met de conference call?

Donderdag was het prachtig weer en ik had bedacht om naar mijn interview met Maarten Smits (Deltares) te fietsen vanuit Scheveningen. nou dat pakte allemaal prachtig uit maar op de terugweg bedacht ik me dat ik mij fietssnelheid van de heenweg wat overschat had. Gevolg was dat ik te laat terug op kantoor dreigde te komen voor een conference call over een eventueel te starten NWO programma over Big Data. "Tja wat nu", dacht ik toen......"Toch maar even een rustig plekje zoeken op mijn fietsroute." Welke hersenkronkel in mij bedacht dat ik op of nabij Den Haag CS een rustig plekje kon vinden blijft mij tot op heden een raadsel, maar ik dacht "Ik zoek even een rustig plekje op of nabij Den Haag CS". Even later zat ik met een cola light en een heerlijke reep chocola ( dat dan weer wel) op het "Babylonplein" ingebeld en wel. Vanaf dat moment - daarvoor echt nog niet hoor! - werd het van kwaad tot erger met de geluidsoverlast. Mijn telefoongenoten en ik werden getrakteerd op stationsoproepers, heel erg piepende trams en twee hele luidruchtige Italiaanse dames die naast mij gingen zitten (gezellig) en een geanimeerd gesprek begonnen dat klonk als ruzie maar het zeker niet was. Toen ik mij met telefoon en IPad bij de Italiaanse dames uit de voeten had gemaakt kwam er een helikopter boven mijn hoofd hangen. Dat was het moment dat ik mij herinnerde zelf al eens wat bedacht en geschreven te hebben over telefonisch vergaderen. Hoe zat het ook al weer? (1) Nu, vooral doen, dat is uitgangspunt één. Het scheelt een enorme hoeveelheid reistijd; (2) Als het even kan met mensen die je al kent zodat de afwezige non-verbale communicatie wat minder gemist wordt; (3) met een agenda om wat houvast te creëeren; (4) met een voorzitter die wat strakker leidt dan bij een live vergadering (zeker bij meer dan vier deelnemers) en die mensen beurten geeft door hun naam te noemen; (5) deelnemers die eerst hun eigen naam noemen als ze spontaan wat gaan zeggen; (6) een head set zodat je je handen vrij hebt om de telefoon te bedienen; (7) ...om met die handen op de mute-knop te kunnen drukken als je zelf niet aan het woord bent. Dit voorkomt dat onschuldige deelnemers getrakteerd worden op stationsoproepers, heel erg piepende trams, twee hele luidruchtige Italiaanse dames en een helikopter.