Van de week voor de interdepartementaal samenwerkende BIT-teams een presentatie gehouden over post-corona hybride weken en er gelijk even een poll tegen aangegooid. Het ging daarbij om vragen als: "Welke voordelen van het thuiswerken, wil jij post-corona vasthouden?" , "Hoe uit zich dit praktisch voor jouw slimme evenwicht tussen thuis en op kantoor werken?" en "Waarvoor en voor welke activiteiten kom jij straks naar kantoor?".
Dat leverde meteen een aantal opzienbarende resultaten op:
- Zo is er de neiging om nieuwe vaste thuiswerkdagen te gaan reserveren.
- Wordt spontaan de top 3 van de voordelen van thuiswerken opgehoest: geen reistijd en filestress, betere concentratie/hogere productiviteit en autonomie/zelf werktijd in kunnen delen.
- Vindt men vergaderingen een reden om op kantoor te komen (terwijl we videovergaderend natuurlijk ontdekt hebben dat vergaderen nu juist wél op afstand kan).
- Zo nu en dan zijn er bedenkingen bij het idee hybride te moeten vergaderen.
- En tenslotte is er de verwachting dat sociale druk om naar kantoor te komen zeker gaat spelen.
Laat ik eens op deze uitkomsten ingaan. Zo'n extra vaste thuiswerkdag geeft weliswaar een beschermende buffer in je agenda maar maakt je wel minder flexibel. Alternatief zou kunnen zijn zoals dat ook in Grip van Rick Pastoor geadviseerd wordt om bij je weekafsluiting wat weken naar voren in je agenda te kijken hoe die zich vult en op basis daarvan thuiswerkdagen in de resterende gaten te blokken. Ik zeg bewust hele dagen want als er sprake is van krapte op kantoor en/of een aanzienlijke reistijd is het vaak niet erg zinnig om voor een deel van de dag naar kantoor te komen. Als het vanuit de organisatie onwenselijk vindt dat collega's meer dan één vaste thuiswerkdag hebben, dan heb je klaarblijkelijk de mogelijkheden van hybride vergaderen nog onvoldoende benut.
Enquêtes laten zien dat tot wel 70-80% van de kantoormedewerkers post-corona vaker thuis wil werken. Het is dus een goed idee om collega's expliciet te laten formuleren wat hun intrinsieke motivatie is om als het straks niet meer per se moet (de fase van de extrinsieke motivatie) toch thuis te werken. Het spontaan naar boven komen van de top 3 laat zien dat mensen hier eigenlijk best goed in zijn, al zijn er vast ook meer persoonlijke voordelen te benoemen.
Klassieke vergaderingen met stukken en weinig creatieve werkvormen vormen goed beschouwd geen reden om naar kantoor te komen. Dat moet eigenlijk net zo goed met videovergaderen kunnen of met hybride vergaderen. Voor de inrichting op kantoor betekent dit dat er videobelcellen zouden moeten komen waar mensen liefst staand (lekker gezond en niet comfortabel genoeg om langdurig bezet te houden voor andere werkzaamheden) kunnen videovergaderen met mensen die elders werken. Dit moet haast wel een no-regret maatregel zijn daar de installatietijd vrijwel gelijk is aan de terugverdientijd :-). Voor overleggen waar meer dan 3-4 mensen op kantoor aan deel nemen wordt dit overigens al snel onwerkbaar - want veel videobelcellen nodig - individueel ingelogd mee te vergaderen . Dan is de optie om in een kleine of grote videovergaderzaal hybride te vergaderen met deelnemers elders een goede optie.
Hybride vergaderen is wat onbekend, onwennig en geeft soms ook wat ongemak. Maar betekent dat dat iedereen maar naar kantoor moet komen ook als dit de optimale werk/privé balans en thuis/kantoor balans van collega's moet doorbreken? De bottom-line is toch dat een stukje opoffering en naaste-collegaliefde van elkaar gevraagd moet mogen worden. Daarnaast is er de natuurlijk de edele plicht om hybride vergaderen technisch en sociaal optimaal in te regelen en fysieke ontmoetingen ook echt mogelijk te maken. Waar over later meer.
Sociale druk om naar kantoor te komen zal er zoals gezegd zeker zijn. Dit is niet per se aan leidinggevenden gekoppeld en kan op afdelings/directieniveau ook met een zelfidentiteit van importantie te maken hebben. Een empower to the people challenge aanpak kan hierbij wellicht helpen. Ik dacht bijvoorbeeld aan een 'ééndagsclub'; blijmoedigen die post-corona voor een experimentele periode van drie maanden afspreken alleen op hun teamdag (waarover later meer) dus zeg maar één dag per week naar kantoor te komen. Anderen kunnen zich verenigen als 'tientjeslid': deze mensen komen max 10 dagen per maand naar kantoor. Zo creëer je een eigenzinnige tegencultuur van mensen die juist zelfidentiteit ontlenen aan een op een naar thuiswerken hellend evenwicht. Dit is als tegenhanger van collega's die zo snel mogelijk weer op het oude normaal willen zitten.
Als de leidinggevende verantwoordelijk is voor de sociale druk dan is de kans groot dat je een ongefundeerd gevoel van control najaagt. Onderzoek heeft allang laten zien dat thuiswerken eerder positief dan negatief voor de productiviteit is. Hier ligt ook een duidelijke rol voor de organisatie. Een lassez faire houding van niet-sturen geeft onterecht het gevoel van vrijheid bieden, maar je creëert juist een onveilige situatie met ruimte voor sociale druk. Dit terwijl het uit medewerkersonderzoek na medewerkersonderzoek juist blijkt van belang te zijn om te sturen op reduceren werkdruk en stress. Het maximaal faciliteren van de optimale werkmix thuis/kantoor vormt daarbij vanzelfsprekend een onderdeel van de strategie.
Om voldoende samentijd te hebben zou iedere afdeling/directie in overleg met andere verdieping/vlek-gebruikers iedere maand één ma,di,wo,do en vrijdag kunnen selecteren waarop iedereen naar kantoor komt (vaste thuiswerkdagen gelden dan niet, vaste vrije dagen wel). Op die dagen hebben de collega's van die afdeling/directie voorrang op de werkplekken op de vlek. Bedenk met je afdeling/directie goed waar je deze samentijd voor wil gebruiken. Collega's zullen kunnen bij verschillende werkeenheden horen maar dit zou gemaximeerd moeten worden op twee voor wat betreft de vaste kantoordagen.
Bij dit alles geldt - dat moet hier even benadrukt worden - iedere dag op kantoor willen werken is ook OK. Als thuis de muren op je afkomen het niet lukt je thuis te concentreren of als je thuis geen geschikte werkplek hebt, dan is veel kantoortijd nodig voor jouw welbevinden. Als de keuze voor kantoor maar niet voortkomt uit gedachteloos gewoontegedrag of de overtuiging dat het essentieel is om gezien te worden.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten